ज़्यादातर चाइल्डकेयर प्रोग्राम एक ही मुद्रा में बिल करते हैं और इस बारे में कभी सोचते भी नहीं। लेकिन सीमा के पास स्थित प्रोग्राम, अमेरिकी नियोक्ताओं के लिए काम करने वाले परिवारों को सेवा देने वाले प्रोग्राम, और कनाडा व संयुक्त राज्य अमेरिका दोनों में स्थानों वाले संगठन अक्सर दो मुद्राओं से निपटते हैं। स्पष्ट नीति के बिना इससे भ्रम, छोटी-छोटी रकम पर विवाद और उलझे हुए खाते पैदा होते हैं।
यह स्थिति क्यों बनती है
- सीमावर्ती समुदाय, जहाँ परिवार एक तरफ़ रहते हैं और दूसरी तरफ़ काम करते हैं।
- अमेरिकी डॉलर में वेतन पाने वाले परिवार जो उसी मुद्रा में भुगतान करना पसंद करेंगे।
- दोनों देशों में साइटों वाले संगठन, जहाँ हर साइट स्थानीय रूप से बिल करती है लेकिन रिपोर्टिंग संयुक्त होती है।
- कम समय के लिए आए या स्थानांतरित हो रहे परिवार जिन्होंने अभी तक स्थानीय बैंकिंग व्यवस्था नहीं की है।
इनवॉइस की मुद्रा बनाम भुगतान की मुद्रा
ज़्यादातर भ्रम इसी अंतर से पैदा होता है। इनवॉइस की मुद्रा वह मुद्रा है जिसमें आप बताते हैं कि कितनी राशि बकाया है। भुगतान की मुद्रा वह मुद्रा है जिसमें परिवार वास्तव में पैसे भेजता है। ये हमेशा एक जैसी नहीं होतीं।
अगर आप कनाडाई डॉलर में इनवॉइस करते हैं और कोई परिवार अमेरिकी डॉलर में भुगतान करता है, तो किसी को मुद्रा बदलनी होगी। अगर परिवार के बैंक की दर आपके बैंक की दर से अलग है, तो आपको मिलने वाली राशि इनवॉइस से मेल नहीं खाएगी। अंतर छोटा हो सकता है, लेकिन हर महीने दोहराए जाने पर यह छोटे-छोटे कम या अधिक भुगतानों की एक श्रृंखला बना देता है, जिनका पीछा करना पड़ता है।
सबसे सरल तरीका आमतौर पर इनमें से कोई एक होता है:
- हर परिवार को एक ही मुद्रा में बिल करें और उसी मुद्रा में भुगतान अनिवार्य करें। स्पष्ट, लेकिन कम लचीला।
- नामांकन के समय मुद्रा चुनने का विकल्प दें, फिर लगातार उसी मुद्रा में बिल करें और भुगतान लें।
- एक मुद्रा में बिल करें और दूसरी मुद्रा को एक तय दर पर स्वीकार करें, और अंतर के लिए एक स्पष्ट नियम रखें।
अपनी विनिमय-दर नीति अनुबंध में लिखें
अगर आप इनवॉइस से अलग मुद्रा में भुगतान स्वीकार करते हैं, तो लिखित रूप में तय करें कि रूपांतरण कैसे होगा। आपके नामांकन अनुबंध या शुल्क नीति में इन बातों का उत्तर होना चाहिए:
- शुल्क किस मुद्रा में तय किए गए हैं।
- दूसरी मुद्रा में भुगतान करने पर कौन-सी दर लागू होगी, वह किस स्रोत से और किस तारीख की होगी।
- बैंक या रूपांतरण शुल्क कौन वहन करेगा।
- छोटे अंतर कैसे संभाले जाएँगे, उदाहरण के लिए अगले इनवॉइस में जोड़ दिए जाएँगे।
- अगर दरों में बड़ा बदलाव हो तो क्या आप दूसरी मुद्रा में शुल्क नए सिरे से तय करेंगे, और इसकी कितनी पूर्व सूचना देंगे।
लिखित नीति एक संभावित बहस को बस इस संदर्भ में बदल देती है कि सबने किस बात पर सहमति दी थी।
बैंक खाते
अगर आपको नियमित रूप से अमेरिकी डॉलर मिलते हैं, तो अमेरिकी डॉलर खाता होने से हर भुगतान को आते ही बदलने की ज़रूरत नहीं पड़ती। कई कनाडाई बैंक व्यवसायों के लिए अमेरिकी डॉलर खाते उपलब्ध कराते हैं। अपने बैंक से शुल्क के बारे में, अमेरिकी बैंकों से आने वाली जमा राशियों को कैसे संभाला जाता है, और उस खाते में कौन-सी भुगतान विधियाँ काम करती हैं, इसके बारे में पूछें। दूसरी मुद्रा में कार्ड भुगतान आपके पेमेंट प्रोसेसर पर निर्भर करते हैं; पुष्टि करें कि वह क्या सपोर्ट करता है और राशि का निपटान कैसे करता है।
दोनों मुद्राओं को बार-बार बदलने के बजाय अलग-अलग खातों में रखें। इससे मिलान (रिकंसिलिएशन) कहीं आसान हो जाता है।
परिवारों से स्पष्ट संवाद करें
- इनवॉइस पर हमेशा मुद्रा कोड दिखाएँ, सिर्फ़ डॉलर का चिह्न नहीं। CAD और USD दोनों एक ही चिह्न का उपयोग करते हैं।
- पहले इनवॉइस से पहले, नामांकन के समय ही अपनी नीति लिखित रूप में समझाएँ।
- अगर रूपांतरण की वजह से भुगतान कम आता है, तो अस्पष्ट बकाया नोटिस भेजने के बजाय अंतर को सीधे-सीधे समझाएँ।
- शुल्क या दरों में किसी भी बदलाव से पहले सूचना दें।
रिकॉर्ड रखना
हर भुगतान के लिए दर्ज करें:
- वह किस इनवॉइस से संबंधित है और इनवॉइस की मुद्रा क्या है।
- प्राप्त राशि और उसकी मुद्रा।
- अगर रूपांतरण हुआ है, तो इस्तेमाल की गई दर और उस दर का स्रोत।
- बैंकों या प्रोसेसरों द्वारा काटा गया कोई भी शुल्क।
आपका अकाउंटेंट बताएगा कि अपने खातों और कर रिटर्न में विदेशी मुद्रा की राशियाँ कैसे दर्ज करें। यह विवरण साथ-साथ दर्ज करते रहने से बाद में बहुत-सी जानकारी दोबारा जुटाने की मेहनत बचती है।
परिवारों के लिए रसीदें
परिवारों को कनाडा, संयुक्त राज्य अमेरिका या दोनों में कर उद्देश्यों के लिए चाइल्डकेयर रसीदों की ज़रूरत हो सकती है। रसीद में क्या दिखाया जाना चाहिए, इसकी आवश्यकताएँ अलग-अलग होती हैं। अपने अकाउंटेंट से पुष्टि करें कि आपके परिवारों को क्या चाहिए, और क्या रसीदों में राशि किसी विशेष मुद्रा में दिखाई जानी चाहिए।
KiddieTrac कैसे मदद करता है
KiddieTrac CAD और USD दोनों में बिलिंग सपोर्ट करता है, और हर इनवॉइस पर मुद्रा दिखाई जाती है। इनवॉइस अपने-आप बनते हैं, परिवार ऑनलाइन भुगतान कर सकते हैं, और QuickBooks सिंक आपके लेखा रिकॉर्ड को सुसंगत रखने में मदद करता है।
























