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कनाडाई टीम
अधिकांश डायरेक्टर अपने आवश्यक अनुपात ज़बानी बता सकते हैं। कठिन हिस्सा संख्याएँ जानना नहीं है; कठिन है पहले ड्रॉप-ऑफ़ से आख़िरी पिकअप तक उनके भीतर बने रहना — लंच ब्रेक, सुबह 6:45 बजे आई बीमारी की सूचना और एक साथ पहुँचने वाले प्रीस्कूलरों के समूह के बीच भी। कागज़ पर ठीक दिखने वाला शेड्यूल दोपहर के बीच में बीस मिनट के लिए चुपचाप अनुपात से बाहर हो सकता है। ऐसा न हो, इसके लिए कवरेज की योजना बनाने का एक व्यावहारिक तरीका यहाँ है।
शुरुआत इससे करें कि बच्चे वास्तव में कब मौजूद होते हैं
कई शेड्यूल बच्चों के बजाय खुलने और बंद होने के समय के आसपास बनाए जाते हैं। कुछ हफ़्तों के उपस्थिति रिकॉर्ड निकालें और वास्तविक पैटर्न देखें: हर कमरा कब अपने चरम पर पहुँचता है, और कब खाली होने लगता है? अधिकांश सेंटर पाते हैं कि सुबह धीरे-धीरे संख्या बढ़ती है, दिन के बीच में स्थिर रहती है, और दोपहर के बाद चरणबद्ध तरीके से घटती है।
स्टाफ़ के शुरू और ख़त्म होने के समय उसी वक्र के अनुसार तय करें। जो एजुकेटर खुलने के समय शुरू करता है जब केवल कुछ बच्चे मौजूद होते हैं, वह बाद में शुरू करने पर अधिक उपयोगी हो सकता है, जब कमरा वास्तव में भरता है। चरणबद्ध शिफ़्ट आमतौर पर वह सबसे बड़ा सुधार है जो कोई सेंटर कर सकता है, क्योंकि वे वयस्कों को वहाँ रखती हैं जहाँ बच्चे हैं, न कि जहाँ घड़ी कहती है।
ब्रेक को शेड्यूल का हिस्सा बनाएँ, उसके इर्द-गिर्द नहीं
ब्रेक वह जगह है जहाँ अनुपात सबसे अधिक बिगड़ते हैं। अगर ब्रेक को "जब शांति हो तब" पर छोड़ दिया जाए, तो कोई अपना ब्रेक छोड़ देता है या उसके बाहर जाते ही कमरा अनुपात से बाहर हो जाता है। इसके बजाय:
- हर व्यक्ति का ब्रेक समय शेड्यूल में उसी तरह लिखें जैसे उसकी शिफ़्ट लिखते हैं।
- ब्रेक झपकी या शांत समय के दौरान रखें, जहाँ आपके नियम आराम के समय कम स्टाफ़ की अनुमति देते हैं, और पुष्टि करें कि वे नियम ठीक-ठीक क्या अनुमति देते हैं।
- हर ब्रेक को कौन कवर करेगा, यह नाम से तय करें, ताकि किसी को तात्कालिक व्यवस्था न करनी पड़े।
- ब्रेक कवरेज को रोज़ एक जैसा रखें, ताकि बच्चों को जाने-पहचाने चेहरे दिखें।
फ़्लोट स्टाफ़ का सोच-समझकर उपयोग करें
फ़्लोट एजुकेटर किसी सेंटर के सबसे मूल्यवान लोगों में से एक होता है, लेकिन तभी जब उसके दिन की योजना हो। योजना के बिना, वह दिन भर उसी के पास खिंचता रहता है जो पहले बुलाए। अपने फ़्लोट को एक लिखित रोटेशन दें: 11:00 से शिशु कक्ष में ब्रेक कवरेज, 12:00 बजे टॉडलर कक्ष, इत्यादि। अचानक की स्थितियों के लिए थोड़ा समय खाली छोड़ें, और सुनिश्चित करें कि फ़्लोट हर कमरे की दिनचर्या, एलर्जी और बच्चों को इतनी अच्छी तरह जानता हो कि आसानी से संभाल सके।
मिश्रित-आयु कमरों पर अतिरिक्त ध्यान चाहिए
जब अलग-अलग उम्र के बच्चे एक कमरा साझा करते हैं, तो लागू अनुपात उस मिश्रण और आपके क्षेत्राधिकार के नियमों के अनुसार बदल सकता है। जो कमरा 9:00 बजे अनुपात में है, वह 3:00 बजे न हो, अगर बड़े बच्चे पहले चले जाएँ और सबसे छोटे रह जाएँ। अपने नियमों में देखें कि मिश्रित-आयु समूहों की गणना कैसे होती है, और उन कमरों की सबसे बारीकी से समीक्षा बदलाव के समय करें: आगमन, लंच, बाहरी खेल और पिकअप।
अनुपात अनुपालन का दस्तावेज़ीकरण साथ-साथ करें
अगर कोई लाइसेंसिंग अधिकारी पूछे कि आपको कैसे पता था कि पिछले मंगलवार 4:15 बजे कोई कमरा अनुपात में था, तो "हम हमेशा रहते हैं" कोई जवाब नहीं है। अच्छे रिकॉर्ड में आमतौर पर शामिल होता है:
- हर कमरे के लिए बच्चों के चेक-इन और चेक-आउट का सटीक समय।
- ब्रेक सहित स्टाफ़ के साइन-इन और साइन-आउट का समय।
- जब भी कोई बच्चा या एजुकेटर कमरों के बीच जाए, उसके नोट।
- किसी भी समय कमरे मिलाए गए हों तो उसका और कारण का रिकॉर्ड।
मुख्य बात यह है कि ये रिकॉर्ड उसी समय बनाए जाएँ, बाद में दोबारा गढ़े न जाएँ। बच्चों और स्टाफ़ दोनों की रियल-टाइम उपस्थिति ही अनुपात रिकॉर्ड को भरोसेमंद बनाती है।
जब कोई बीमारी की सूचना दे
बीमारी की सूचनाएँ अनिवार्य हैं, इसलिए ज़रूरत पड़ने से पहले ही अपनी प्रतिक्रिया तय कर लें। एक सरल, लिखित योजना उस सुबह सेंटर खोलने वाले व्यक्ति की मदद करती है:
- दिन के लिए कमरे-वार अनुमानित उपस्थिति देखें।
- योग्य ऑन-कॉल या पार्ट-टाइम स्टाफ़ की एक छोटी, अद्यतन सूची से फ़ोन करें।
- अपने फ़्लोट को फिर से नियुक्त करें, और ज़रूरत हो तो ब्रेक के समय समायोजित करें।
- विचार करें कि क्या डायरेक्टर या अन्य योग्य ऑफ़िस स्टाफ़ कवर कर सकते हैं, जहाँ अनुमति हो।
- अगर फिर भी कवरेज कम है, तो कमरे केवल वहीं मिलाएँ जहाँ आपके नियम अनुमति देते हैं, और इसका दस्तावेज़ बनाएँ।
"सुबह निकालने" के लिए कभी किसी कमरे को अनुपात से बाहर न चलने दें। अगर आप सुरक्षित रूप से स्टाफ़ नहीं जुटा सकते, तो जोखिम लेने से बेहतर है कि परिवारों से जल्दी संपर्क करें।
शेड्यूल की नियमित समीक्षा करें
नामांकन बदलते हैं, बच्चे नए कमरों में जाते हैं, और परिवार अपने घंटे बदलते हैं। सितंबर में काम करने वाला शेड्यूल जनवरी तक गलत हो सकता है। एक नियमित समय तय करें, शायद मासिक, जब शेड्यूल की तुलना हाल की उपस्थिति से करके उसे समायोजित करें। अपने एजुकेटरों से भी पूछें; उन्हें आमतौर पर ठीक-ठीक पता होता है कि कौन सा आधा घंटा तंग रहता है।
KiddieTrac कैसे मदद करता है
KiddieTrac बच्चों के QR-कोड चेक-इन और चेक-आउट को स्टाफ़ शेड्यूलिंग और क्लॉक-इन के साथ जोड़ता है, और दोनों का उपयोग करके दिन भर बदलते कमरे के अनुपात दिखाता है। इससे डायरेक्टरों को हर कमरे का लाइव दृश्य और उसी समय बना रिकॉर्ड मिलता है, न कि बाद में जोड़-तोड़ कर बनाई गई स्प्रेडशीट।
