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Equipo canadiense
La mayoría de los programas de cuidado infantil facturan en una sola moneda y nunca piensan en ello. Pero los programas cercanos a la frontera, los que atienden a familias que trabajan para empleadores estadounidenses y las organizaciones con ubicaciones tanto en Canadá como en Estados Unidos a menudo terminan manejando dos monedas. Sin una política clara, eso genera confusión, disputas por montos pequeños y una contabilidad desordenada.
Por qué surge el tema
- Comunidades fronterizas, donde las familias viven de un lado y trabajan del otro.
- Familias que cobran en dólares estadounidenses y preferirían pagar en la misma moneda.
- Organizaciones con sedes en ambos países, donde cada sede factura localmente pero los reportes se consolidan.
- Familias de estancia corta o en proceso de mudanza que todavía no tienen una cuenta bancaria local.
Moneda de la factura frente a moneda de pago
Esta distinción causa la mayor parte de la confusión. La moneda de la factura es la moneda en la que usted indica lo que se debe. La moneda de pago es la moneda que la familia realmente envía. No siempre son la misma.
Si usted factura en dólares canadienses y una familia paga en dólares estadounidenses, alguien tiene que hacer la conversión. Si el tipo de cambio que usa el banco de la familia es distinto del que usa el suyo, el monto que reciba no coincidirá con la factura. La diferencia puede ser pequeña, pero repetida cada mes genera una serie de pequeños pagos de menos o de más que hay que perseguir.
Lo más sencillo suele ser una de estas opciones:
- Facturar a cada familia en una sola moneda y exigir el pago en esa moneda. Es claro, pero menos flexible.
- Ofrecer la elección de moneda al momento de la inscripción, y luego facturar y cobrar en esa moneda de forma constante.
- Facturar en una moneda y aceptar la otra a un tipo de cambio establecido, con una regla clara para las diferencias.
Incluya su política de tipo de cambio en el contrato
Si acepta pagos en una moneda distinta a la de la factura, deje por escrito cómo funciona la conversión. Su acuerdo de inscripción o su política de tarifas debe responder:
- En qué moneda se fijan las tarifas.
- Qué tipo de cambio aplica si se paga en la otra moneda, de qué fuente y en qué fecha.
- Quién asume las comisiones bancarias o de conversión.
- Cómo se manejan las diferencias pequeñas, por ejemplo, trasladándolas a la siguiente factura.
- Si ajustará las tarifas en la otra moneda cuando el tipo de cambio varíe de forma importante, y con cuánta anticipación avisará.
Una política por escrito convierte una posible discusión en una simple referencia a lo que todos acordaron.
Cuentas bancarias
Si recibe dólares estadounidenses con regularidad, una cuenta en dólares estadounidenses puede evitarle convertir cada pago a medida que llega. Muchos bancos canadienses ofrecen cuentas en dólares estadounidenses para empresas. Pregunte a su banco por las comisiones, cómo se manejan los depósitos de bancos estadounidenses y qué métodos de pago funcionan con esa cuenta. Los pagos con tarjeta en una segunda moneda dependen de su procesador de pagos; confirme qué admite y cómo liquida los fondos.
Mantenga las dos monedas en cuentas separadas en lugar de convertir de un lado a otro. Eso facilita mucho la conciliación.
Comuníquese con claridad con las familias
- Muestre siempre el código de la moneda en las facturas, no solo el signo de dólar. CAD y USD usan el mismo símbolo.
- Explique su política por escrito al momento de la inscripción, antes de la primera factura.
- Si un pago llega incompleto por la conversión, explique la diferencia con claridad en lugar de enviar un aviso de atraso ambiguo.
- Avise con anticipación antes de cualquier cambio en las tarifas o en los tipos de cambio.
Mantenimiento de registros
Para cada pago, registre:
- La factura a la que corresponde y la moneda de la factura.
- El monto y la moneda recibidos.
- El tipo de cambio utilizado y su fuente, si hubo conversión.
- Cualquier comisión descontada por los bancos o procesadores.
Su contador le dirá cómo reportar los montos en moneda extranjera en sus libros y declaraciones de impuestos. Tener estos detalles registrados sobre la marcha le ahorra mucho trabajo de reconstrucción más adelante.
Recibos para las familias
Las familias pueden necesitar recibos de cuidado infantil para fines fiscales en Canadá, en Estados Unidos o en ambos. Los requisitos sobre lo que debe incluir un recibo son distintos. Confirme con su contador lo que necesitarán sus familias, y si los recibos deben mostrar los montos en una moneda en particular.
Cómo ayuda KiddieTrac
KiddieTrac permite facturar tanto en CAD como en USD, con la moneda indicada en cada factura. Las facturas se generan automáticamente, las familias pueden pagar en línea y la sincronización con QuickBooks ayuda a mantener sus registros contables coherentes.
