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Equipo canadiense
El sistema canadiense de aprendizaje y cuidado infantil temprano, conocido por sus siglas en inglés CWELCC, ha cambiado la forma en que muchos programas de cuidado infantil con licencia en Ontario fijan sus tarifas, cobran sus ingresos y reportan al gobierno. Si usted dirige un centro de cuidado infantil con licencia o una agencia de cuidado infantil en el hogar con licencia, probablemente ya haya tomado decisiones al respecto. Este artículo da un paso atrás para explicar el sistema en términos generales, lo que los operadores suelen necesitar registrar y dónde tiende a fallar el mantenimiento de registros.
Qué es CWELCC
CWELCC es una iniciativa nacional en la que el gobierno federal financia a las provincias y territorios, mediante acuerdos bilaterales, para que el cuidado infantil con licencia sea más asequible y esté más disponible. Cada provincia y territorio diseña su propia implementación. En Ontario, los operadores con licencia podían elegir si se inscribían en el sistema, y el programa lo administran localmente los administradores del sistema de servicios que ya supervisan el financiamiento del cuidado infantil en cada región.
El objetivo más conocido es reducir las tarifas que pagan los padres, con una meta nacional de un promedio de diez dólares al día. Cómo y cuándo se alcanza, y cómo se ve en un programa en particular, depende de la política provincial y de la administración local.
Cómo funcionan las tarifas reducidas, en principio
Para un operador con licencia que participa, la idea básica es sencilla: usted cobra a las familias elegibles una tarifa reducida, y el financiamiento de su administrador de servicios cubre la diferencia entre esa tarifa reducida y los ingresos que de otro modo necesitaría. En la práctica hay varias piezas en movimiento:
- Niños elegibles. Las reducciones de tarifa se aplican a niños de ciertos grupos de edad. En Ontario esto generalmente ha significado niños menores de seis años en cuidado con licencia, pero confirme con su administrador de servicios las reglas exactas de elegibilidad y cómo se trata a los niños en edad de kínder.
- Tarifas base. Las reducciones suelen calcularse con respecto a una tarifa de referencia o base para cada grupo de edad, que puede estar ligada a lo que usted cobraba en una fecha determinada. Es importante conocer sus tarifas base documentadas.
- Topes de tarifas y cambios permitidos. Normalmente hay límites sobre las tarifas que puede cobrar y sobre cómo aumentarlas. Verifique las reglas vigentes con su administrador de servicios en lugar de basarse en lineamientos anteriores.
- Flujo de fondos. Los operadores reciben financiamiento según el acuerdo local y luego concilian y reportan cómo se utilizó.
Lo que los operadores suelen necesitar registrar
Sean cuales sean los detalles de su acuerdo, la mayoría de los reportes se basan en unos cuantos registros. Mantenerlos al día cada mes es mucho más fácil que reconstruirlos al final del año.
- Inscripción por niño. Fechas de inicio y fin, el programa o salón, y el horario (tiempo completo, medio tiempo, días por semana).
- Grupo de edad de cada niño, y cuándo cambia. Un niño que pasa de niño pequeño a preescolar a mitad de año puede cambiar tanto la tarifa base como el cálculo del financiamiento.
- Tarifas cobradas frente a tarifas base. Para cada niño elegible: cuál es la tarifa base, qué reducción se aplicó y cuánto pagó realmente la familia.
- Financiamiento recibido. Fechas, montos y el periodo que cubre cada pago.
- Otros subsidios. Algunas familias también reciben un subsidio de tarifas. Regístrelo por separado para que no se mezclen.
- Reportes enviados. Guarde copias de lo que envió a su administrador de servicios y de cuándo lo envió.
Errores comunes en el mantenimiento de registros
Cambios de grupo de edad que no se reflejan en la facturación
Si un niño pasa a un grupo de edad mayor y nadie actualiza la tarifa, la factura, la reducción y la solicitud de financiamiento pueden desalinearse. Programe una revisión mensual de los próximos cumpleaños y cambios de salón.
Mezclar tarifas reducidas con cargos adicionales
Conceptos como los cargos por recogida tardía, las cuotas de inscripción o las actividades opcionales pueden tratarse de forma distinta a la tarifa base de cuidado. Regístrelos como partidas separadas para poder mostrar exactamente lo que se cobró por el cuidado.
Hojas de cálculo que no coinciden con las facturas
Muchos operadores llevan una hoja de cálculo de CWELCC junto a su sistema de facturación. Cuando una se actualiza y la otra no, la conciliación se vuelve complicada. Siempre que sea posible, genere sus reportes a partir de los mismos registros con los que factura.
Falta de documentación de sus tarifas base
Si alguna vez se cuestionan sus tarifas base, querrá tener la lista de tarifas original y evidencia de lo que se cobró. Guárdela en un lugar permanente, no en la bandeja de entrada de una sola persona.
Preguntas para su administrador de servicios
- ¿Qué niños y grupos de edad son elegibles en nuestro programa, y cómo se trata a los niños en edad de kínder?
- ¿Qué tarifa base aplica a cada uno de nuestros grupos de edad, y cómo se determinó?
- ¿Cuáles son las reglas vigentes sobre aumentos de tarifas y sobre el cobro de cargos adicionales?
- ¿Con qué frecuencia reportamos, en qué formato y qué registros de respaldo debemos conservar?
- ¿Cómo se manejan las inscripciones a mitad de mes, las bajas y los cambios de grupo de edad?
- ¿Por cuánto tiempo debemos conservar los registros, y qué sucede en una auditoría o revisión?
Anote las respuestas y póngales fecha. Los lineamientos cambian, y una nota fechada de lo que le dijeron será útil más adelante.
Cómo ayuda KiddieTrac
KiddieTrac reúne en un solo lugar la inscripción, la asistencia, la facturación y el seguimiento de los subsidios de CWELCC, de modo que las tarifas reducidas de cada factura y las cifras que usted reporta provienen de los mismos registros. Puede generar sus reportes a partir de esos datos en lugar de reconstruir una hoja de cálculo aparte cada mes.
