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Equipo canadiense
Para muchas familias, la lista de espera es su primera experiencia real con su centro. También es donde la frustración crece más rápido. Con frecuencia, los padres planean su regreso al trabajo en torno a un lugar con el que no pueden contar, y el silencio se siente como si los hubieran olvidado. Una lista de espera justa, bien explicada y administrada activamente protege su reputación mucho antes de que un niño cruce la puerta.
Ponga por escrito su política de prioridad
Todos los centros deciden a quién ofrecer un lugar primero. El problema no es tener prioridades, sino tener prioridades que no están escritas, que se aplican de forma inconsistente o que cada miembro del personal explica de manera distinta. Escriba su política y compártala con las familias cuando se inscriban en la lista. Algunos factores comunes:
- Fecha de solicitud, como orden predeterminado dentro de cada grupo de edad.
- Hermanos de niños ya inscritos.
- Hijos del personal, lo que puede ayudar a contratar y retener personal.
- Edad y disponibilidad por sala, ya que un lugar en la sala de niños pequeños no puede ser para un bebé.
- Fecha de inicio y horario solicitados, como tiempo completo o medio tiempo.
Algunas jurisdicciones y programas de financiamiento tienen reglas sobre cuotas de lista de espera, grupos prioritarios o la forma de administrar las listas. Averigüe cuáles se aplican a usted antes de finalizar su política.
Aplique la política igual cada vez
Una vez escritas las reglas, sígalas. Las excepciones hechas en silencio para un conocido o para alguien que llama con insistencia debilitan todo el sistema, y las familias hablan entre ellas. Si necesita cierto margen de criterio, por ejemplo para un niño con una necesidad particular que su programa está bien preparado para atender, descríbalo en la propia política para que sea visible y coherente.
Mantenga informadas a las familias
La queja más común sobre las listas de espera no tiene que ver con el lugar en la lista, sino con no recibir noticias. Algunos hábitos sencillos ayudan mucho:
- Envíe una confirmación cuando una familia se inscriba, con un resumen de su política de prioridad.
- Comuníquese periódicamente para confirmar que sigue interesada y que sus datos están al día.
- Sea honesto. Si en cierto grupo de edad rara vez se abren lugares, dígalo con amabilidad en lugar de alargar la esperanza.
- Permita que las familias se den de baja fácilmente si encuentran cuidado en otro lugar.
Las comunicaciones periódicas también mantienen su lista depurada. Una lista larga llena de familias que ya encontraron cuidado le da una imagen falsa de la demanda y retrasa cada oferta.
Incluya las visitas en el proceso
Las visitas ayudan a las familias a decidir si su centro es el adecuado antes de que se les ofrezca un lugar, lo que significa menos ofertas rechazadas después. Ofrezca visitas en horarios convenientes para padres que trabajan, lleve un registro de quién ha visitado y haga un seguimiento con una nota breve y un recordatorio de cómo va su solicitud. Una familia que ya conoció a sus educadores tiene muchas más probabilidades de aceptar pronto cuando llegue una oferta.
Fije un plazo claro para las ofertas
Cuando se abra un lugar, haga la oferta por escrito con una fecha límite concreta para aceptarla e indique qué pasa si la familia no responde. Un plazo razonable da a las familias tiempo para decidir sin reservar un lugar durante semanas. Si una familia rechaza la oferta, regístrelo y pase pronto al siguiente niño elegible. Decida de antemano si un rechazo saca a la familia de la lista o solo la hace retroceder, y ponga eso también en su política.
No pierda solicitudes
Las consultas llegan por teléfono, correo electrónico, formularios del sitio web y conversaciones en la puerta. Si terminan en distintas bandejas de entrada, cuadernos y notas adhesivas, algunas se perderán. Mantenga una sola lista, registre cada consulta el mismo día y asegúrese de que más de una persona pueda verla. Cuando la directora no esté, la lista de espera no debería irse con ella.
Proteja la privacidad de las familias
Los registros de la lista de espera contienen información personal de niños y padres, a veces incluidos detalles de salud o familiares. Trátelos con el mismo cuidado que los expedientes de inscripción:
- Recopile solo lo que necesita para administrar la lista y hacer una oferta.
- Limite el acceso al personal que realmente gestiona las inscripciones.
- Nunca comparta el lugar o los datos de una familia con otra familia.
- Elimine o archive los registros de las familias que salen de la lista, de acuerdo con sus obligaciones de privacidad.
Cómo ayuda KiddieTrac
KiddieTrac reúne las listas de espera y las visitas en un solo lugar, de modo que las consultas se registran de forma uniforme, el historial de visitas queda junto a cada familia y el personal con el acceso adecuado puede ver cómo van las cosas sin pasarse notas entre bandejas de entrada.
