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Équipe canadienne
Les parents veulent savoir comment s'est passée la journée de leur enfant, et ils veulent le savoir rapidement : une photo prise dans le carré de sable, une note indiquant que le dîner s'est bien passé, un rappel que le centre ferme plus tôt le vendredi. Pour un service de garde, l'outil utilisé pour partager ces moments influence la perception qu'ont les familles de votre établissement. Le choix est toutefois devenu plus difficile. Certaines applications ne font qu'envoyer des messages, certaines sont conçues pour les écoles plutôt que pour les services de garde, et d'autres tentent de gérer tout votre programme.
Ce guide explique ce qu'il faut rechercher dans une application de communication avec les parents pour une garderie ou une agence de garde en milieu familial, compare les types d'outils utilisés aujourd'hui par les services de garde, et vous aide à choisir entre une application de messagerie dédiée et une plateforme de gestion tout-en-un pour services de garde.
Ce qu'il faut rechercher
Avant de comparer les applications, déterminez ensemble ce dont votre programme a réellement besoin. Ces six questions permettent de distinguer un bon choix d'un choix frustrant.
- Est-ce bidirectionnel? Les familles doivent pouvoir répondre, poser une question ou signaler une absence, et non seulement recevoir des messages diffusés. Vérifiez si le personnel peut répondre à partir de son propre compte plutôt que d'un téléphone personnel.
- La direction peut-elle voir et encadrer les échanges? La direction devrait pouvoir voir les conversations, déterminer qui peut communiquer avec qui, et intervenir lorsqu'une conversation nécessite une attention particulière. Les messages qui transitent par les téléphones personnels des éducatrices et éducateurs sont difficiles à superviser et à archiver.
- Rejoint-elle toutes les familles? Recherchez des messages offerts dans la langue de la famille, un envoi par courriel ou par texto pour les familles qui n'utilisent pas d'applications, ainsi qu'une conception accessible. Un outil qui ne fonctionne bien que pour les parents à l'aise avec la technologie exclut discrètement certaines familles.
- S'adapte-t-elle à la journée en service de garde? La communication en service de garde va au-delà des messages : rapports quotidiens sur les repas, les siestes et les changements de couche, photos, arrivées et départs, notes d'incident et formulaires à signer. Une application de messagerie scolaire couvre rarement tout cela.
- Protège-t-elle les renseignements des enfants? Demandez où les données sont stockées, qui peut voir les photos de quels enfants, comment le consentement est géré, et comment le produit vous aide à respecter vos obligations en vertu des lois canadiennes sur la protection des renseignements personnels, comme la PIPEDA.
- Comment l'outil est-il financé? Les outils gratuits sont souvent financés autrement : mises à niveau vendues aux parents, fonctionnalités administratives limitées ou publicité. Comprenez le modèle d'affaires avant que les familles n'en dépendent.
Les options en un coup d'œil
La plupart des services de garde choisissent parmi trois types d'outils : les applications de messagerie générales, les applications de service de garde axées sur la communication quotidienne, et les plateformes de gestion tout-en-un pour services de garde.
| Type d'outil | Idéal pour | Points de vigilance |
|---|---|---|
| Applications de messagerie générales (clavardages de groupe, applications scolaires comme Remind ou ClassDojo) | Démarrer rapidement et à faible coût | Non conçues pour les dossiers, les ratios ou la facturation en service de garde; supervision limitée par la direction; numéros de téléphone personnels |
| Applications de communication pour services de garde | Rapports quotidiens, photos et messages appréciés des parents | La facturation, les subventions et les outils pour le personnel peuvent être séparés ou offerts en supplément, de sorte que le travail administratif se fait ailleurs |
| Plateformes tout-en-un pour services de garde | Un seul dossier pour les familles, la présence, la facturation et la communication | Configuration plus exigeante; assurez-vous que l'expérience parent est aussi conviviale que celle d'une application dédiée |
Comparaison des choix populaires
1. Lillio (anciennement HiMama)
Une application canadienne pour services de garde, basée à Toronto, reconnue pour ses rapports quotidiens, ses photos et vidéos, sa messagerie avec les parents et sa documentation de l'apprentissage des enfants. De nombreuses garderies canadiennes l'utilisent pour favoriser l'engagement des familles. Bon choix si la communication quotidienne et la documentation sont vos priorités principales. Informez-vous sur les fonctionnalités de facturation, de subventions et de gestion du personnel incluses dans votre forfait.
2. brightwheel
Une application de service de garde très répandue, originaire des États-Unis, qui combine la messagerie avec les parents, les rapports quotidiens et les photos avec les arrivées, les départs et la facturation. Elle est populaire auprès des garderies qui souhaitent une application unique et soignée. Bon choix si vous recherchez un produit établi avec une large base d'utilisateurs. Informez-vous sur les exigences canadiennes : les rapports CWELCC, les subventions provinciales, les dollars canadiens et l'emplacement de stockage de vos données.
3. Procare
Un système de gestion de services de garde bien établi, originaire des États-Unis, reconnu pour la facturation, la comptabilité et les rapports, avec une application parent pour les messages et les mises à jour quotidiennes. Bon choix si votre priorité est une gestion financière détaillée. Informez-vous sur la manière dont l'expérience parent et les programmes de subventions canadiens sont pris en charge.
4. Famly
Une plateforme de services de garde née au Danemark et largement utilisée au Royaume-Uni, offrant une application parent et des journaux d'apprentissage construits autour de cadres tels que l'Early Years Foundation Stage. Bon choix si la documentation de l'apprentissage est au cœur de votre communication avec les familles. Informez-vous sur les cadres d'apprentissage canadiens, les programmes de subventions et la devise utilisée.
5. Applications de messagerie générales
Les clavardages de groupe et les applications de communication scolaire comme Remind et ClassDojo sont faciles à mettre en place et souvent gratuits. Ils conviennent aux annonces rapides, mais ne sont pas conçus pour les services de garde : pas de rapports quotidiens, de ratios, de dossiers d'incident ni de facturation; la supervision par la direction est souvent limitée, et le personnel peut finir par partager ses numéros de téléphone personnels. Bon choix si vous avez besoin d'une solution temporaire à court terme. Informez-vous sur les paramètres de confidentialité, qui peut voir les messages, et comment exporter les dossiers plus tard.
Les avantages d'une plateforme tout-en-un
Lorsque la communication se trouve dans une application et que tout le reste se trouve ailleurs, votre équipe fait le même travail deux fois. Un enfant inscrit sur papier doit tout de même être marqué présent dans l'application parent; une question de facturation arrive par texto, mais le compte se trouve dans un autre système; une allergie mentionnée dans un message n'est jamais consignée au dossier de l'enfant. Sur une année, ces lacunes coûtent des heures et causent parfois de véritables erreurs.
Une plateforme tout-en-un relie la communication aux dossiers qu'elle concerne. Lorsqu'un enfant est inscrit à son arrivée, les parents le voient; lorsqu'une éducatrice ou un éducateur rédige une observation, celle-ci peut être transmise à la famille et versée au portfolio de l'enfant; lorsqu'une famille a une question de facturation, la réponse se trouve sur le même écran.
La place de KiddieTrac
KiddieTrac est une plateforme canadienne pour services de garde destinée aux garderies, aux agences de garde en milieu familial et aux organisations multisites. Pour la communication avec les parents, elle offre :
- Une application parent avec photos, résumés quotidiens des repas, des siestes et des activités, et messagerie bidirectionnelle avec l'équipe
- Des annonces à vos familles, avec messages texte et appels téléphoniques automatisés facultatifs pour les nouvelles urgentes
- Le portail en anglais, en français, en espagnol et en hindi, afin que les familles puissent utiliser la langue avec laquelle elles sont le plus à l'aise
- Arrivées et départs, alertes Safe Arrival lorsqu'un enfant attendu n'est pas arrivé, rapports d'incident et formulaires à signer
- Observations et bulletins liés à votre cadre pédagogique, comme How Does Learning Happen?
- Facturation, CWELCC et subventions provinciales dans le même dossier, afin que les familles et le bureau voient la même information
Comme tout système tout-en-un, sa configuration demande un peu plus de temps qu'une application de messagerie. En contrepartie, la communication s'intègre au travail que votre équipe accomplit déjà, plutôt que de s'ajouter comme une tâche de plus.
Comment décider
- Dressez la liste des trois problèmes de communication que vous souhaitez le plus régler, comme les messages manqués, les avis d'absence tardifs ou les demandes de photos des parents.
- Déterminez si vous voulez uniquement la communication, ou une communication reliée à la présence et à la facturation.
- Présélectionnez deux ou trois outils et réservez des démonstrations. Demandez à chaque fournisseur de montrer l'application parent sur un téléphone, et pas seulement les écrans d'administration.
- Demandez où les données sont stockées, comment fonctionne le consentement pour les photos, et comment vous pourriez exporter vos dossiers si vous décidiez de partir.
- Faites un essai pilote avec un groupe et quelques familles, et demandez leur avis avant de déployer l'outil à grande échelle.
