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Équipe canadienne
Le système pancanadien d'apprentissage et de garde des jeunes enfants, souvent désigné par l'acronyme CWELCC, a changé la façon dont de nombreux programmes de garde agréés en Ontario fixent leurs frais, perçoivent leurs revenus et rendent des comptes au gouvernement. Si vous exploitez un centre de garde agréé ou une agence de services de garde en milieu familial agréée, vous avez sans doute déjà pris des décisions à ce sujet. Cet article prend un peu de recul pour expliquer le système dans ses grandes lignes, ce que les exploitants doivent habituellement suivre et les endroits où la tenue des dossiers a tendance à déraper.
Qu'est-ce que le CWELCC?
Le CWELCC est une initiative nationale par laquelle le gouvernement fédéral finance les provinces et les territoires, au moyen d'ententes bilatérales, afin de rendre les services de garde agréés plus abordables et plus accessibles. Chaque province et territoire conçoit sa propre mise en œuvre. En Ontario, les exploitants agréés pouvaient choisir d'adhérer ou non au système, et le programme est administré localement par les gestionnaires du système de services qui supervisent déjà le financement des services de garde dans chaque région.
L'objectif le plus connu est la baisse des frais payés par les parents, avec une cible nationale d'une moyenne de dix dollars par jour. La manière et le moment d'y parvenir, ainsi que ce que cela représente pour un programme donné, dépendent des politiques provinciales et de l'administration locale.
Le fonctionnement des frais réduits, en principe
Pour un exploitant agréé participant, le principe de base est simple : vous facturez des frais réduits aux familles admissibles, et le financement de votre gestionnaire de services comble l'écart entre ces frais réduits et les revenus dont vous auriez autrement besoin. En pratique, plusieurs éléments entrent en jeu :
- Enfants admissibles. Les réductions de frais s'appliquent aux enfants de certains groupes d'âge. En Ontario, il s'agit généralement des enfants de moins de six ans en service de garde agréé, mais confirmez auprès de votre gestionnaire de services les règles d'admissibilité exactes et le traitement des enfants d'âge de la maternelle.
- Frais de base. Les réductions sont habituellement calculées par rapport à des frais de référence ou de base pour chaque groupe d'âge, qui peuvent correspondre à ce que vous facturiez à une date donnée. Il est important de connaître vos frais de base documentés.
- Plafonds de frais et modifications permises. Il existe généralement des limites quant aux frais que vous pouvez facturer et à leur augmentation. Vérifiez les règles actuelles auprès de votre gestionnaire de services plutôt que de vous fier à d'anciennes directives.
- Flux de financement. Les exploitants reçoivent du financement selon l'entente locale, puis font le rapprochement et rendent compte de son utilisation.
Ce que les exploitants doivent habituellement suivre
Quels que soient les détails de votre entente, la plupart des déclarations reposent sur une poignée de dossiers. Les tenir à jour chaque mois est bien plus facile que de les reconstituer en fin d'année.
- Inscriptions par enfant. Dates de début et de fin, programme ou salle, et horaire (temps plein, temps partiel, nombre de jours par semaine).
- Groupe d'âge de chaque enfant, et moment où il change. Un enfant qui passe du groupe des tout-petits à celui des enfants d'âge préscolaire en cours d'année peut modifier à la fois les frais de base et le calcul du financement.
- Frais facturés par rapport aux frais de base. Pour chaque enfant admissible : les frais de base, la réduction appliquée et le montant réellement payé par la famille.
- Financement reçu. Dates, montants et période visée par chaque paiement.
- Autres subventions. Certaines familles reçoivent aussi une subvention pour frais de garde. Suivez-la séparément pour éviter de mélanger les deux.
- Rapports soumis. Conservez une copie de ce que vous avez envoyé à votre gestionnaire de services, et à quelle date.
Pièges courants dans la tenue des dossiers
Des changements de groupe d'âge qui ne se reflètent pas dans la facturation
Si un enfant passe à un groupe d'âge plus avancé et que personne ne met à jour les frais, la facture, la réduction et la demande de financement peuvent toutes se désynchroniser. Prévoyez une vérification mensuelle des anniversaires et des changements de salle à venir.
Mélanger les frais réduits et les extras
Des éléments comme les frais de retard, les frais d'inscription ou les activités facultatives peuvent être traités différemment des frais de garde de base. Inscrivez-les comme des postes distincts afin de pouvoir montrer exactement ce qui a été facturé pour la garde.
Des feuilles de calcul qui ne concordent pas avec les factures
De nombreux exploitants tiennent une feuille de calcul CWELCC en parallèle de leur système de facturation. Quand l'une est mise à jour et pas l'autre, le rapprochement devient pénible. Dans la mesure du possible, produisez vos déclarations à partir des mêmes dossiers que ceux qui servent à la facturation.
Une documentation manquante de vos frais de base
Si vos frais de base sont un jour remis en question, vous voudrez disposer de la grille tarifaire d'origine et d'une preuve de ce qui a été facturé. Conservez-les dans un endroit permanent, pas dans la boîte de courriel d'une seule personne.
Questions à poser à votre gestionnaire de services
- Quels enfants et quels groupes d'âge sont admissibles dans notre programme, et comment les enfants d'âge de la maternelle sont-ils traités?
- Quels frais de base s'appliquent à chacun de nos groupes d'âge, et comment ont-ils été établis?
- Quelles sont les règles actuelles concernant les augmentations de frais et la facturation des extras?
- À quelle fréquence devons-nous produire nos déclarations, sous quel format, et quels documents justificatifs devons-nous conserver?
- Comment sont traités les inscriptions en milieu de mois, les départs et les changements de groupe d'âge?
- Pendant combien de temps devons-nous conserver les dossiers, et que se passe-t-il en cas de vérification ou d'examen?
Notez les réponses par écrit et datez-les. Les directives changent, et une note datée de ce qu'on vous a dit sera utile plus tard.
Comment KiddieTrac peut aider
KiddieTrac réunit au même endroit les inscriptions, les présences, la facturation et le suivi des subventions CWELCC, de sorte que les frais réduits de chaque facture et les chiffres que vous déclarez proviennent des mêmes dossiers. Vous pouvez produire vos rapports à partir de ces données au lieu de reconstruire une feuille de calcul distincte chaque mois.
