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Équipe canadienne
La plupart des programmes de garde facturent dans une seule devise et n'y pensent jamais. Mais les programmes situés près de la frontière, ceux qui accueillent des familles travaillant pour des employeurs américains et les organisations qui ont des emplacements au Canada et aux États-Unis se retrouvent souvent à composer avec deux devises. Sans politique claire, cela entraîne de la confusion, des différends pour de petits montants et une comptabilité désordonnée.
Pourquoi la question se pose
- Les collectivités frontalières, où des familles vivent d'un côté et travaillent de l'autre.
- Les familles payées en dollars américains qui préféreraient payer dans la même devise.
- Les organisations qui ont des sites dans les deux pays, où chaque site facture localement mais où les rapports sont regroupés.
- Les familles de passage ou en cours de réinstallation qui n'ont pas encore de compte bancaire local.
Devise de facturation et devise de paiement
C'est cette distinction qui cause le plus de confusion. La devise de facturation est celle dans laquelle vous indiquez le montant dû. La devise de paiement est celle que la famille envoie réellement. Ce ne sont pas toujours les mêmes.
Si vous facturez en dollars canadiens et qu'une famille paie en dollars américains, quelqu'un doit faire la conversion. Si le taux utilisé par la banque de la famille diffère de celui de votre banque, le montant reçu ne correspondra pas à la facture. L'écart peut être minime, mais répété chaque mois, il crée une série de petits paiements insuffisants ou excédentaires à régler.
L'approche la plus simple est habituellement l'une de celles-ci :
- Facturer chaque famille dans une seule devise et exiger le paiement dans cette devise. C'est clair, mais moins souple.
- Offrir le choix de la devise à l'inscription, puis facturer et percevoir dans cette devise de façon constante.
- Facturer dans une devise et accepter l'autre à un taux déterminé, avec une règle claire pour les écarts.
Inscrivez votre politique de taux de change dans le contrat
Si vous acceptez un paiement dans une devise différente de celle de la facture, précisez par écrit comment la conversion fonctionne. Votre entente d'inscription ou votre politique tarifaire devrait répondre aux questions suivantes :
- Dans quelle devise les frais sont fixés.
- Quel taux s'applique en cas de paiement dans l'autre devise, selon quelle source et à quelle date.
- Qui assume les frais bancaires ou de conversion.
- Comment les petits écarts sont traités, par exemple reportés sur la facture suivante.
- Si vous rajusterez les frais dans l'autre devise en cas de fluctuation importante des taux, et avec quel préavis.
Une politique écrite transforme une dispute potentielle en simple renvoi à ce dont tout le monde a convenu.
Comptes bancaires
Si vous recevez régulièrement des dollars américains, un compte en dollars américains peut vous éviter de convertir chaque paiement à son arrivée. De nombreuses banques canadiennes offrent des comptes en dollars américains aux entreprises. Renseignez-vous auprès de votre banque sur les frais, la façon dont les dépôts provenant de banques américaines sont traités et les modes de paiement compatibles avec ce compte. Les paiements par carte dans une deuxième devise dépendent de votre fournisseur de traitement des paiements; confirmez ce qu'il prend en charge et comment il verse les fonds.
Gardez les deux devises dans des comptes distincts plutôt que de convertir dans un sens puis dans l'autre. Le rapprochement en sera beaucoup plus facile.
Communiquez clairement avec les familles
- Indiquez toujours le code de la devise sur les factures, pas seulement le symbole du dollar. Le CAD et l'USD utilisent le même symbole.
- Expliquez votre politique par écrit à l'inscription, avant la première facture.
- Si un paiement est insuffisant à cause de la conversion, expliquez l'écart simplement plutôt que d'envoyer un vague avis de retard.
- Donnez un préavis avant toute modification des frais ou des taux.
Tenue des dossiers
Pour chaque paiement, consignez :
- La facture visée et la devise de facturation.
- Le montant et la devise reçus.
- Le taux utilisé et sa source, s'il y a eu conversion.
- Les frais déduits par les banques ou les fournisseurs de traitement des paiements.
Votre comptable vous indiquera comment déclarer les montants en devises étrangères dans vos livres et vos déclarations fiscales. Consigner ces détails au fur et à mesure vous évitera bien du travail de reconstitution plus tard.
Reçus pour les familles
Les familles peuvent avoir besoin de reçus de frais de garde aux fins de l'impôt au Canada, aux États-Unis, ou dans les deux pays. Les exigences quant au contenu d'un reçu diffèrent. Confirmez avec votre comptable ce dont vos familles auront besoin, et si les reçus doivent indiquer les montants dans une devise en particulier.
Comment KiddieTrac peut aider
KiddieTrac prend en charge la facturation en CAD et en USD, avec la devise indiquée sur chaque facture. Les factures sont générées automatiquement, les familles peuvent payer en ligne, et la synchronisation avec QuickBooks aide à garder vos dossiers comptables cohérents.
