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Équipe canadienne
Les dossiers de vaccination font partie de ces tâches administratives qui semblent routinières jusqu'au jour où elles deviennent très importantes. Lorsqu'un cas de maladie évitable par la vaccination apparaît dans votre communauté, la santé publique peut vous demander quels enfants sont protégés, et elle peut le demander rapidement. Un service de garde dont les dossiers sont à jour et bien organisés peut répondre en quelques minutes. Un service de garde qui a un tiroir de photocopies datant de trois ans ne le peut pas.
Pourquoi les services de garde recueillent les renseignements sur la vaccination
Dans de nombreuses provinces canadiennes et de nombreux États américains, les services de garde agréés sont tenus de recueillir les renseignements sur la vaccination des enfants inscrits, et parfois du personnel. Même là où ce n'est pas strictement obligatoire, de nombreux programmes les recueillent parce que cela aide à :
- Protéger les enfants trop jeunes pour être entièrement vaccinés ou qui ne peuvent pas être vaccinés pour des raisons médicales
- Soutenir la santé publique en cas d'éclosion ou d'exposition
- Repérer les enfants qui pourraient devoir être exclus temporairement pendant une éclosion, selon les directives de la santé publique
Votre bureau de santé publique local et votre autorité de délivrance des permis sont les meilleures sources pour savoir ce que vous devez recueillir, sous quelle forme et à quelle fréquence.
Les exemptions existent, et les règles varient
La plupart des administrations permettent une forme d'exemption, généralement pour des raisons médicales et, à certains endroits, pour des raisons de conscience ou de croyance religieuse. La marche à suivre pour demander une exemption, les formulaires requis et l'obligation ou non de la renouveler diffèrent d'un endroit à l'autre.
Pour un service de garde, les points pratiques sont les suivants :
- Savoir quels types d'exemption votre administration reconnaît et quels documents sont exigés
- Consigner les exemptions aussi soigneusement que les vaccins, pour savoir exactement qui n'est pas protégé contre quoi
- Traiter les renseignements sur les exemptions avec la même confidentialité que tout autre dossier de santé
- Comprendre que les enfants exemptés peuvent être exclus pendant une éclosion, et l'expliquer aux familles dès l'inscription
Évitez de débattre des choix de vaccination avec les familles. Votre rôle est de suivre les règles qui s'appliquent à votre programme et de tenir des dossiers exacts.
Mettre en place un processus de collecte simple
- À l'inscription, demandez une copie du carnet de vaccination de l'enfant ou une preuve d'exemption, selon les exigences de votre administration.
- Consignez chaque vaccin et sa date dans un format uniforme, et pas seulement « à jour ». Des dates précises vous permettent de voir ce qui arrive à échéance.
- Notez ce qui est prévu ensuite selon le calendrier publié par votre province ou votre État, et demandez aux familles de transmettre les dossiers mis à jour après chaque rendez-vous.
- Révisez les dossiers selon un cycle régulier, par exemple aux quelques mois, et signalez tout ce qui manque ou est en retard.
Des rappels qui fonctionnent
Les familles sont occupées, et les jeunes enfants reçoivent de nombreux vaccins au cours de leurs premières années. De petits rappels bienveillants, envoyés au bon moment, suffisent habituellement.
- Envoyez les rappels avant l'échéance d'un dossier, pas après qu'il est en retard.
- Soyez précis : quel document vous faut-il et comment le transmettre?
- Gardez un ton neutre et aidant. Vous demandez des documents à jour, vous ne remettez pas en question les choix de la famille.
- Faites un suivi personnel si un dossier reste en suspens, et faites remonter la situation conformément à votre politique et aux règles de votre administration.
Protéger la confidentialité des renseignements sur la santé
Les dossiers de vaccination sont des renseignements personnels sur la santé. Les lois sur la protection de la vie privée diffèrent au Canada et aux États-Unis, mais les bonnes pratiques restent les mêmes :
- Limiter l'accès au personnel qui en a besoin dans le cadre de ses fonctions
- Conserver les dossiers papier dans un classeur verrouillé et les dossiers numériques dans un système sécurisé avec des identifiants individuels
- Ne pas afficher le statut vaccinal dans des espaces communs ni en discuter devant d'autres familles
- Transmettre les dossiers à la santé publique uniquement lorsque la loi l'exige ou le permet
- Suivre votre politique de conservation quant à la durée pendant laquelle les dossiers sont gardés après le départ d'un enfant
Être prêt en cas d'éclosion
C'est lors d'une éclosion que de bons dossiers font toute la différence. Avant même d'en avoir besoin, assurez-vous de pouvoir :
- Produire rapidement la liste des enfants inscrits et leur statut de vaccination ou d'exemption
- Savoir quels enfants sont dans quels groupes, et qui était présent à des dates précises
- Joindre rapidement chaque famille avec un message clair
- Suivre les directives de la santé publique concernant l'exclusion, le nettoyage et les communications
Gardez à portée de main les coordonnées de votre bureau de santé publique et sachez qui, dans votre équipe, est responsable de la liaison avec lui.
N'oubliez pas le personnel
Selon votre administration, vous pourriez aussi devoir recueillir les renseignements sur la vaccination du personnel et des bénévoles. Traitez-les avec le même soin et la même confidentialité que les dossiers des enfants, et demandez à votre autorité de délivrance des permis ce qui s'applique.
Comment KiddieTrac peut aider
KiddieTrac conserve les dossiers de vaccination dans le profil de chaque enfant et peut envoyer des rappels aux familles lorsque les dossiers doivent être mis à jour, tandis que l'historique des présences indique qui était présent une journée donnée si la santé publique le demande.
