Nuestro artículo anterior sobre CWELCC explicó los conceptos básicos de la parte de Ontario del sistema canadiense de aprendizaje y cuidado infantil temprano. Esta actualización está dirigida a directores, propietarios y personal de finanzas que quieren el panorama de 2026: cómo se fijan ahora las tarifas base, cómo funciona el financiamiento basado en costos, qué dicen sobre las tarifas las prórrogas de los acuerdos federales-provinciales y qué registros conservar.

La regla de tarifas actual: el menor de tres montos

Desde el 1 de enero de 2025, la tarifa base que un titular de licencia inscrito en CWELCC puede cobrar por un niño elegible es el menor de estos montos (O. Reg. 137/15, art. 77.2 (2)):

1. $22 al día;
2. la tarifa base que usted cobraba el 31 de diciembre de 2024, si estaba inscrito ese día; o
3. para los programas que se inscribieron después de esa fecha, el monto correspondiente a su área de servicio y grupo de edad en las tablas del art. 77.2.

En la práctica, un programa que estaba por encima de $22 el 31 de diciembre de 2024 bajó a $22. Un programa que ya estaba por debajo de $22 mantiene su tarifa del 31 de diciembre de 2024 y no sube a $22. Un programa que se inscribe ahora consulta el monto de su tabla local, que es de $22 o menos. Solo se permite una tarifa base diferente cuando el Ministro ha autorizado al administrador del sistema de servicios a acordarla con usted (art. 77.2 (3)).

Ontario indica que el tope redujo el promedio provincial a unos $19 al día para los niños elegibles.

¿Quién es un “niño elegible”?

El O. Reg. 137/15 (art. 1) define a un niño elegible como:

• cualquier niño hasta el último día del mes en que cumple seis años; y
• hasta el 30 de junio de un año calendario, un niño que cumple seis años entre el 1 de enero y el 30 de junio de ese año y que está inscrito en un grupo de edad con licencia de bebés, niños pequeños, preescolar, kínder o edades mixtas, o en cuidado infantil en el hogar.

Su sistema de facturación debería aplicar estas fechas a cada niño automáticamente, para que la tarifa cambie en el momento correcto.

Tarifas base frente a tarifas no base

El tope se aplica a la tarifa base. Es decir, cualquier tarifa por el cuidado infantil, incluido todo lo que el reglamento le exige proporcionar y todo lo que usted exige que el padre le compre. La tarifa no base corresponde a artículos o servicios opcionales, como el transporte o las excursiones, y a cargos cuando un padre no cumple el acuerdo, como la recogida tardía (art. 1).

El Manual de licencias para centros de cuidado infantil (Child Care Centre Licensing Manual) (Parte 2) añade que las tarifas obligatorias únicas cuentan para el tope. Las tarifas de inscripción, depósito y administración son ejemplos. El manual indica dividir la tarifa única entre el número de días en que usted presta el servicio en un año. Su ejemplo es una tarifa de $500 repartida en 250 días de servicio. Eso agrega $2 al día, por lo que la tarifa diaria no podría superar los $20.

Su manual para padres debe indicar su tarifa base, cualquier tarifa no base y si está inscrito en CWELCC (art. 45 (1) (a) (iii)).

Cómo funciona el financiamiento basado en costos

Desde enero de 2025, Ontario financia los programas de CWELCC mediante un enfoque de financiamiento basado en costos que gestionan los administradores del sistema de servicios. El CWELCC Cost-Based Funding Guideline (Lineamiento de financiamiento basado en costos de CWELCC) del ministerio (Capítulo 2, División 2, actualizado en julio de 2026) describe la fórmula. Para cada centro o agencia elegible, funciona así:

• Asignación por costos del programa: una asignación de referencia basada en métricas de costos estandarizadas y ajustada según las diferencias regionales, más cualquier complemento para los programas cuyos costos elegibles superan la referencia o que están agregando espacios.
• Más una asignación en lugar de utilidad o excedente: una tasa base del 4.25% sobre la referencia más el complemento, una tasa adicional del 3.5% solo sobre la referencia y un monto fijo de $6,000 por año calendario, prorrateado por mes para los programas que se incorporan a mitad de año.
• Menos la compensación por los ingresos esperados de tarifas base: las tarifas de los padres y los ingresos por subsidios de tarifas que se espera que usted cobre, ajustados según una tasa de vacantes permitida.

El lineamiento deja claro que este no es un modelo de reembolso puro de costos. Los pagos durante el año son anticipos. Después del cierre del año, sus costos elegibles reales y sus ingresos reales por tarifas base se concilian con la asignación. La asignación es el monto máximo de financiamiento que puede recibir, y los pagos en exceso se recuperan.

Lo que dicen sobre las tarifas los acuerdos de financiamiento

• En diciembre de 2025, Canadá y Ontario prorrogaron su acuerdo por un año, hasta el 31 de marzo de 2027. Eso incluyó 695 millones de dólares en financiamiento federal para 2026 a fin de mantener las tarifas elegibles en un promedio de $19 al día hasta el 31 de diciembre de 2026.
• El 29 de septiembre de 2026, los gobiernos anunciaron una prórroga de cuatro años (del 31 de marzo de 2027 al 31 de marzo de 2031), con casi 12 000 millones de dólares en financiamiento federal. Ontario se comprometió a mantener las tarifas en $19 al día en promedio hasta el 30 de junio de 2027. Los dos gobiernos dijeron que trabajarán durante el próximo año en lo que vendrá después.

No se han anunciado las tarifas posteriores a mediados de 2027. Esté atento a las actualizaciones del ministerio y de su administrador del sistema de servicios antes de cambiar cualquier comunicación a los padres sobre tarifas futuras.

Registros que los operadores deben conservar

El reglamento, el manual de licencias y el lineamiento de financiamiento, en conjunto, señalan estos registros:

• Su acuerdo de servicio de CWELCC, que debe conservarse en el centro o la agencia (art. 77.1 (4)). Usted debe cumplir sus términos, incluidos los requisitos salariales (art. 77.1 (3)).
• Registros de tarifas de cada niño: las tarifas base y no base cobradas, cualquier tarifa única y cómo se repartió a lo largo del año, y la condición de niño elegible y sus fechas. Puede aplicarse una sanción administrativa por cada niño al que se le haya cobrado una tarifa base superior al monto permitido, o al que no se le haya acreditado o reembolsado (art. 78, Tabla).
• Créditos y reembolsos: si se pagó por adelantado una tarifa base más alta, se debe un crédito o un reembolso. Todo crédito pendiente cuando un niño se retira debe reembolsarse en un plazo de 60 días (art. 77.2 (4)–(6)).
• Asistencia diaria: las horas de llegada y salida, o las ausencias, de cada niño (art. 72 (3)). Los administradores del sistema de servicios también usan la asistencia para los reportes de subsidios de tarifas.
• Reportes financieros de fin de año: un reporte financiero estandarizado para cada centro o agencia elegible, y una certificación anual firmada por un directivo que confirme que el financiamiento se utilizó según lo previsto.
• Documentos de respaldo: el lineamiento pide a los titulares de licencia conservar recibos, cotizaciones y detalles de las circunstancias. Cada año, los administradores del sistema de servicios deben seleccionar una muestra del 5% de los centros y agencias financiados para un Direct Engagement to Report on Compliance (encargo directo de informe sobre cumplimiento) realizado por un tercero.
• Avisos de baja, si alguna vez deja CWELCC. Necesita dar un aviso de al menos 30 días a los padres, a los empleados y a los proveedores de cuidado infantil en el hogar (art. 77.3).

Si no está seguro de si un costo es elegible, el lineamiento le recomienda consultar a su administrador del sistema de servicios antes de incurrir en él.

Cómo ayuda KiddieTrac

KiddieTrac incluye facturación de CWELCC, una calculadora de tarifas de CWELCC gratuita en /cwelcc-calculator y espacios de trabajo para el Registro de asistencia (Record of Attendance) de OCCMS para subsidios de tarifas y el resumen mensual de CWELCC. Estas herramientas mantienen juntos los registros de facturación y de asistencia, lo que ayuda al momento de la conciliación. Su acuerdo de servicio y las instrucciones de su administrador del sistema de servicios siguen siendo los que determinan lo que usted reporta.

Fuentes

• O. Reg. 137/15, arts. 1 (definiciones), 45, 72, 77.1–77.3, 78
• Manual de licencias para centros de cuidado infantil, Parte 2, Sistema canadiense de aprendizaje y cuidado infantil temprano (CWELCC)
• Acuerdo Canadá-Ontario de aprendizaje y cuidado infantil temprano (Ontario, actualizado el 25 de septiembre de 2026)
• Lineamientos de financiamiento para el cuidado infantil y la primera infancia (Ontario)
• Capítulo 2, División 2: Lineamiento de financiamiento basado en costos de CWELCC (CWELCC Cost-Based Funding Guideline) (julio de 2026)
• Canada.ca, 4 de diciembre de 2025, prórroga de un año
• Canada.ca, 29 de septiembre de 2026, prórroga de cuatro años