La mayoría de las mañanas, un casillero vacío significa un día de enfermedad, un viaje familiar o un padre que olvidó llamar. De vez en cuando, no es así. Es posible que un niño se haya quedado en un vehículo, o que el plan de la mañana haya fallado entre dos cuidadores y cada uno haya supuesto que el otro se había encargado de dejarlo. La “llegada segura” significa tratar cada ausencia sin explicación como una pregunta que hay que responder rápidamente, en lugar de algo que se resuelve al final del día.

Esta guía explica qué exige el reglamento de Ontario, qué suele incluir un buen procedimiento y cómo registrarlo.

Qué exige Ontario

Según el O. Reg. 137/15, art. 50, todo centro de cuidado infantil con licencia, y todas las instalaciones de cuidado infantil en el hogar que supervisa una agencia, deben tener una política de llegada y salida seguras. La política debe:

• indicar que un niño solo puede ser entregado a las personas que el padre haya especificado, o conforme al permiso escrito del padre para que el niño se retire sin supervisión a una hora determinada (art. 50 (a)); y
• establecer los pasos que se deben seguir si un niño no llega como se esperaba, y si un niño no es recogido como se esperaba (art. 50 (b)).

El reglamento también establece:

• La política debe figurar en el manual para padres (art. 45 (1) (c.1)).
• Debe implementarse, y su cumplimiento y sus incumplimientos deben supervisarse y registrarse (art. 6.1).
• Usted debe llevar un registro diario de asistencia que muestre las horas de llegada y salida de cada niño, o que el niño estuvo ausente (art. 72 (3)).

El manual de licencias del ministerio (Parte 7.10) indica que el art. 50 existe para que los titulares de licencia estén preparados para responder cuando un niño no llega o no es recogido. Se aplica a los programas en centros y en el hogar de cualquier duración y a niños de todas las edades. Los inspectores buscan una política escrita, evidencia de que el personal la sigue, una copia en el manual para padres y los nombres de las personas autorizadas para recoger al niño en el expediente de cada niño.

El reglamento no fija un plazo en minutos, un número de llamadas ni un guion. Usted define los pasos específicos en su propia política. Esa flexibilidad es útil, pero también significa que su política debe ser lo bastante clara como para que un miembro nuevo del personal pueda seguirla en una mañana ajetreada.

Qué suele incluir un buen procedimiento

Los pasos siguientes son buenas prácticas comunes, no requisitos legales. Adáptelos a su programa y revíselos con su asesor de programa.

1. Saber a quién se espera

No se puede dar seguimiento a una ausencia que no se ha notado. Cada salón, o cada proveedor de cuidado infantil en el hogar, necesita una lista actualizada de los niños que se esperan ese día. Es decir, los horarios habituales, menos las ausencias que los padres ya hayan reportado. Cuando los padres reportan las ausencias con anticipación mediante una llamada, un mensaje o una aplicación, su lista se mantiene precisa y el personal dedica menos tiempo a llamar a familias que ya le habían avisado.

2. Fijar una hora de verificación clara

Elija una hora fija, posterior al horario habitual de llegada, para comparar la lista con los niños que han llegado. Muchos programas usan una hora fija para cada salón, o un número determinado de minutos después de la hora habitual de llegada de cada niño. Sea lo que sea que elija, inclúyalo por escrito en la política para que “tarde” signifique lo mismo para todos.

3. Contactar a la familia y luego a los contactos alternativos

Cuando un niño esperado no ha llegado y no hay una ausencia reportada:

• contacte al padre, la madre o el tutor usando los números registrados;
• si no logra comunicarse, recorra los contactos de emergencia del expediente del niño (el art. 70 exige que estos números estén actualizados y sean de fácil acceso); y
• siga intentándolo hasta que haya confirmado dónde está el niño. Dejar un solo mensaje de voz no cuenta.

Decida de antemano qué pasa si nadie responde antes de una hora determinada. ¿Quién escala el caso? ¿Es el supervisor? ¿En qué momento contactaría a los servicios de emergencia u otras autoridades? Ponga esas decisiones por escrito para que nadie tenga que improvisar.

4. Dejar claras las funciones

Designe quién hace la verificación, quién hace las llamadas y quién cubre si esa persona está a cargo de un grupo para mantener la proporción o está ausente. Un procedimiento de llegada segura suele fallar cuando “alguien” tenía que llamar. Asigne una función o una persona a cada paso.

5. Cerrar el ciclo

Un seguimiento termina solo cuando se confirma dónde está el niño. Registre el resultado. Si el niño llegó tarde, actualice la asistencia de inmediato para que sus conteos y sus registros de simulacros de incendio sigan siendo precisos.

6. Tratar las salidas de la misma manera

La misma política debe abarcar a un niño que no es recogido como se esperaba. Ponga por escrito cuánto tiempo espera, a quién llama y en qué orden, y qué hace si no logra comunicarse con ningún adulto autorizado.

Qué registrar

Un registro breve y uniforme convierte la llegada segura en algo que puede mostrarle a un inspector, y en algo de lo que puede aprender. Para cada ausencia sin explicación, registre:

• el niño y la fecha;
• cuándo se notó la ausencia y quién la notó;
• cada intento de contacto: la hora, la persona y el número al que se llamó, y el resultado;
• el resultado final (por ejemplo: ausente y reportado como enfermo, en camino, ya dejado en otro lugar, o caso escalado); y
• cuándo y quién lo cerró.

Revise estos registros de vez en cuando. Si las mismas familias suelen olvidar reportar las ausencias, un recordatorio rápido sobre cómo hacerlo puede ahorrarle a su personal muchas llamadas por la mañana.

Capacitar, practicar, revisar

Según el art. 6.1, sus políticas deben implementarse en la práctica. A partir del 1 de enero de 2027, el O. Reg. 137/15 también exigirá capacitar al personal en cada política que exige el reglamento (nuevo art. 58 (1.1)). Incluya la llegada segura en la orientación, repásela cuando el personal cambie de salón y comente algunas situaciones hipotéticas en las reuniones del personal. Asegúrese de que el personal que abre el centro temprano y quienes cubren los descansos conozcan el procedimiento tan bien como los responsables de cada salón.

Cómo ayuda KiddieTrac

La función Safe Arrival de KiddieTrac compara a los niños que se esperan hoy con los que han registrado su entrada. Alerta al personal cuando un niño esperado no ha llegado y puede hacer una llamada telefónica automática a la familia. El padre o la madre presiona 1 si el niño está ausente, 2 si va en camino o 3 si ya dejaron al niño. Los padres también pueden reportar las ausencias con anticipación mediante los mensajes de la aplicación para padres, y el registro de entrada con QR mantiene precisas las horas de llegada. Las llamadas respaldan su política, pero no la reemplazan. Su personal sigue siendo responsable de confirmar dónde está cada niño.

Fuentes

• O. Reg. 137/15 (General), Child Care and Early Years Act, 2014 (Ley de Cuidado Infantil y Primera Infancia de 2014), arts. 6.1, 45, 50, 70, 72, y art. 58 (1.1), vigente a partir del 1 de enero de 2027
• Manual de licencias para centros de cuidado infantil (Child Care Centre Licensing Manual), Parte 7, Programa para los niños (7.10 Política de llegada y salida seguras)
• O. Reg. 197/26 (modificaciones vigentes a partir del 1 de enero de 2027)