Notre article précédent sur le CWELCC présentait les notions de base du volet ontarien du système pancanadien d’apprentissage et de garde des jeunes enfants. Cette mise à jour s’adresse aux directrices et directeurs, aux propriétaires et au personnel des finances qui veulent un portrait de 2026 : la façon dont les frais de base sont maintenant établis, le fonctionnement du financement fondé sur les coûts, ce que prévoient les prolongations fédérales-provinciales au sujet des frais et les dossiers à conserver.

La règle des frais aujourd’hui : le moins élevé de trois montants

Depuis le 1er janvier 2025, les frais de base qu’un titulaire de permis inscrit au CWELCC peut exiger pour un enfant admissible correspondent au moins élevé des montants suivants (Règl. de l’Ont. 137/15, art. 77.2 (2)) :

1. 22 $ par jour ;
2. les frais de base que vous exigiez le 31 décembre 2024, si vous étiez inscrit à cette date ;
3. ou, pour les programmes inscrits après cette date, le montant prévu pour votre zone de service et votre groupe d’âge dans les tableaux de l’art. 77.2.

En pratique, un programme dont les frais dépassaient 22 $ le 31 décembre 2024 les a ramenés à 22 $. Un programme dont les frais étaient déjà inférieurs à 22 $ conserve ses frais du 31 décembre 2024 et ne les augmente pas à 22 $. Un programme qui s’inscrit maintenant consulte le montant du tableau pour sa zone de service et son groupe d’âge, qui est de 22 $ ou moins. Des frais de base différents ne sont permis que si le ministre a autorisé le gestionnaire du système de services à en convenir avec vous (art. 77.2 (3)).

Selon l’Ontario, le plafond a ramené la moyenne provinciale à environ 19 $ par jour pour les enfants admissibles.

Qui est un « enfant admissible » ?

Le Règl. de l’Ont. 137/15 (art. 1) définit un enfant admissible comme suit :

• tout enfant, jusqu’au dernier jour du mois au cours duquel il atteint l’âge de six ans ;
• et, jusqu’au 30 juin d’une année civile, l’enfant qui atteint l’âge de six ans entre le 1er janvier et le 30 juin de cette année et qui est inscrit dans un groupe agréé de poupons, de bambins, d’enfants d’âge préscolaire, d’enfants d’âge de la maternelle ou d’âge familial, ou en service de garde en milieu familial.

Votre système de facturation devrait appliquer automatiquement ces dates à chaque enfant, afin que les frais changent au bon moment.

Frais de base et frais autres que les frais de base

Le plafond s’applique aux frais de base. Il s’agit de tous les frais exigés pour la garde d’enfants, y compris pour tout ce que le règlement vous oblige à fournir et tout ce que vous obligez le parent à vous acheter. Les frais autres que les frais de base visent les articles ou services facultatifs, comme le transport ou les sorties éducatives, ainsi que les frais exigés lorsqu’un parent ne respecte pas l’entente, par exemple lorsqu’il vient chercher son enfant en retard (art. 1).

Le Manuel de délivrance des permis des centres de garde d’enfants (partie 2) précise que les frais obligatoires uniques sont pris en compte dans le plafond. Les frais d’inscription, de dépôt et d’administration en sont des exemples. Selon le manuel, il faut diviser les frais uniques par le nombre de jours de service offerts dans une année. Son exemple est celui de frais de 500 $ répartis sur 250 jours de service. Cela ajoute 2 $ par jour, de sorte que les frais quotidiens ne pourraient pas dépasser 20 $.

Votre manuel des parents doit indiquer vos frais de base, vos frais autres que les frais de base, le cas échéant, et si vous êtes inscrit ou non au CWELCC (art. 45 (1) (a) (iii)).

Le fonctionnement du financement fondé sur les coûts

Depuis janvier 2025, l’Ontario finance les programmes du CWELCC au moyen d’une approche de financement fondée sur les coûts administrée par les gestionnaires du système de services. La Ligne directrice sur le financement fondé sur les coûts du système pancanadien d’AJGE (CWELCC) du ministère (chapitre 2, section 2, mise à jour en juillet 2026) décrit la formule. Pour chaque centre ou agence admissible, elle fonctionne ainsi :

• Allocation pour les coûts du programme : une allocation de référence fondée sur des paramètres de coûts normalisés et rajustée en fonction des différences régionales, plus tout complément pour les programmes dont les coûts admissibles dépassent la référence ou qui ajoutent des places.
• Plus une allocation tenant lieu de profit ou d’excédent : un taux de base de 4,25 % appliqué à la référence et au complément, un taux majoré de 3,5 % appliqué à la référence seulement, et un montant forfaitaire de 6 000 $ par année civile, calculé au prorata des mois pour les programmes qui adhèrent en cours d’année.
• Moins la compensation au titre des revenus de frais de base prévus : les frais payés par les parents et les revenus de subventions pour frais de garde que vous êtes censé percevoir, rajustés selon un taux d’inoccupation permis.

La ligne directrice précise clairement qu’il ne s’agit pas d’un modèle de simple remboursement des coûts. Les paiements versés en cours d’année sont des avances. Après la fin de l’exercice, vos coûts admissibles réels et vos revenus réels de frais de base font l’objet d’un rapprochement avec l’allocation. L’allocation représente le financement maximal que vous pouvez recevoir, et les paiements en trop sont recouvrés.

Ce que prévoient les ententes de financement au sujet des frais

• En décembre 2025, le Canada et l’Ontario ont prolongé leur entente d’un an, jusqu’au 31 mars 2027. Cette prolongation comprenait 695 millions de dollars de financement fédéral pour 2026 afin de maintenir les frais admissibles à une moyenne de 19 $ par jour jusqu’au 31 décembre 2026.
• Le 29 septembre 2026, les gouvernements ont annoncé une prolongation de quatre ans (du 31 mars 2027 au 31 mars 2031), assortie de près de 12 milliards de dollars de financement fédéral. L’Ontario s’est engagé à maintenir les frais à 19 $ par jour en moyenne jusqu’au 30 juin 2027. Les deux gouvernements ont indiqué qu’ils travailleront au cours de la prochaine année sur ce qui suivra.

Les frais applicables après le milieu de 2027 n’ont pas été annoncés. Surveillez les mises à jour du ministère et de votre gestionnaire du système de services avant de modifier vos communications aux parents au sujet des frais futurs.

Les dossiers que les exploitants devraient conserver

Ensemble, le règlement, le manuel de délivrance des permis et la ligne directrice sur le financement mettent en évidence les dossiers suivants :

• Votre entente de service du CWELCC, conservée au centre ou à l’agence (art. 77.1 (4)). Vous devez en respecter les modalités, y compris les exigences salariales (art. 77.1 (3)).
• Les dossiers de frais de chaque enfant : frais de base et frais autres que les frais de base exigés, frais uniques et façon dont ils ont été répartis sur l’année, ainsi que le statut d’enfant admissible et les dates s’y rapportant. Une pénalité administrative peut s’appliquer pour chaque enfant à qui des frais de base supérieurs au montant permis ont été exigés, ou à qui aucun crédit ou remboursement n’a été accordé (art. 78, tableau).
• Crédits et remboursements : si des frais de base plus élevés ont été payés d’avance, un crédit ou un remboursement est dû. Tout crédit restant au départ d’un enfant doit être remboursé dans les 60 jours (art. 77.2 (4) à (6)).
• Présences quotidiennes : heures d’arrivée et de départ ou absences de chaque enfant (art. 72 (3)). Les gestionnaires du système de services utilisent aussi les présences pour les déclarations relatives aux subventions pour frais de garde.
• Rapports financiers de fin d’exercice : un rapport financier normalisé pour chaque centre ou agence admissible, et une attestation annuelle signée par un dirigeant confirmant que le financement a été utilisé aux fins prévues.
• Pièces justificatives : la ligne directrice demande aux titulaires de permis de conserver les reçus, les soumissions et les détails des circonstances. Chaque année, les gestionnaires du système de services doivent sélectionner un échantillon de 5 % des centres et agences financés pour une mission d’appréciation directe visant la délivrance d’un rapport sur la conformité réalisée par un tiers.
• Avis de retrait, si vous quittez un jour le CWELCC. Vous devez donner un préavis d’au moins 30 jours aux parents, aux employés et aux personnes fournissant des services de garde en milieu familial (art. 77.3).

Si vous ne savez pas si un coût est admissible, la ligne directrice vous encourage à consulter votre gestionnaire du système de services avant de l’engager.

Comment KiddieTrac peut aider

KiddieTrac comprend la facturation CWELCC, un calculateur de frais CWELCC gratuit à l’adresse /cwelcc-calculator, ainsi que des espaces de travail pour le relevé des présences OCCMS lié aux subventions pour frais de garde et le sommaire mensuel CWELCC. Ces outils regroupent les dossiers de facturation et de présence, ce qui facilite le rapprochement. Votre entente de service et les directives de votre gestionnaire du système de services déterminent toujours ce que vous déclarez.

Sources

• Règl. de l’Ont. 137/15, art. 1 (définitions), 45, 72, 77.1 à 77.3, 78
• Manuel de délivrance des permis des centres de garde d’enfants, partie 2, Système pancanadien d’apprentissage et de garde des jeunes enfants (CWELCC)
• Entente Canada-Ontario sur l’apprentissage et la garde des jeunes enfants (Ontario, mise à jour le 25 septembre 2026)
• Lignes directrices sur le financement des services de garde d’enfants et des services pour la petite enfance (Ontario)
• Chapitre 2, section 2 : Ligne directrice sur le financement fondé sur les coûts du système pancanadien d’AJGE (CWELCC) (juillet 2026)
• Canada.ca, 4 décembre 2025, prolongation d’un an
• Canada.ca, 29 septembre 2026, prolongation de quatre ans