La plupart des matins, un casier vide signifie une journée de maladie, un voyage en famille ou un parent qui a oublié d’appeler. De temps à autre, ce n’est pas le cas. Un enfant peut avoir été oublié dans un véhicule, ou le plan du matin peut avoir échoué entre deux personnes qui s’occupent de l’enfant, chacune croyant que l’autre l’avait déposé. L’« arrivée en toute sécurité » consiste à traiter chaque absence inexpliquée comme une question à résoudre rapidement, plutôt que comme une chose à régler en fin de journée.
Ce guide présente ce qu’exige le règlement de l’Ontario, ce que comprend habituellement une bonne procédure et la façon de consigner le tout.
Ce qu’exige l’Ontario
Aux termes du Règl. de l’Ont. 137/15, art. 50, chaque centre de garde d’enfants agréé, et chaque lieu de garde en milieu familial supervisé par une agence, doit avoir une politique sur l’arrivée et le départ en toute sécurité. La politique doit :
- prévoir qu’un enfant ne peut être confié qu’aux personnes désignées par le parent, ou conformément à l’autorisation écrite du parent permettant à l’enfant de partir sans supervision à une heure déterminée (art. 50 (a)) ;
- et énoncer les mesures à prendre si un enfant n’arrive pas comme prévu, et si personne ne vient chercher un enfant comme prévu (art. 50 (b)).
Le règlement prévoit aussi ce qui suit :
- La politique doit figurer dans le manuel des parents (art. 45 (1) (c.1)).
- Elle doit être mise en œuvre, et son respect ainsi que les contraventions doivent être surveillés et consignés (art. 6.1).
- Vous devez tenir un registre quotidien des présences indiquant l’heure d’arrivée et l’heure de départ de chaque enfant, ou son absence (art. 72 (3)).
Le manuel de délivrance des permis du ministère (partie 7.10) indique que l’art. 50 vise à ce que les titulaires de permis soient prêts à intervenir lorsqu’un enfant n’arrive pas ou que personne ne vient le chercher. Il s’applique aux programmes en centre et en milieu familial, quelle que soit leur durée, et aux enfants de tous âges. Les inspectrices et inspecteurs vérifient la présence d’une politique écrite, la preuve que le personnel la respecte, une copie dans le manuel des parents et le nom des personnes autorisées à venir chercher l’enfant dans le dossier de chaque enfant.
Le règlement ne fixe pas de délai en minutes, de nombre d’appels ni de texte à suivre. C’est vous qui établissez les mesures précises dans votre propre politique. Cette souplesse est utile, mais elle signifie aussi que votre politique doit être assez claire pour qu’un nouveau membre du personnel puisse la suivre par un matin chargé.
Ce que comprend habituellement une bonne procédure
Les étapes ci-dessous sont de bonnes pratiques courantes, et non des exigences légales. Adaptez-les à votre programme et validez-les auprès de votre conseillère ou conseiller en programmes.
1. Savoir qui est attendu
On ne peut pas faire le suivi d’une absence qu’on n’a pas remarquée. Chaque salle, ou chaque personne fournissant des services de garde en milieu familial, a besoin d’une liste à jour des enfants attendus ce jour-là, c’est-à-dire les horaires habituels, moins les absences déjà signalées par les parents. Lorsque les parents signalent les absences à l’avance par un appel, un message ou une application, votre liste reste exacte et le personnel passe moins de temps à appeler des familles qui vous avaient déjà prévenus.
2. Fixer une heure de vérification claire
Choisissez une heure déterminée, après la période d’arrivée habituelle, pour comparer la liste aux enfants arrivés. De nombreux programmes utilisent une heure fixe pour chaque salle, ou un nombre déterminé de minutes après l’heure d’arrivée habituelle de l’enfant. Quel que soit votre choix, inscrivez-le dans la politique pour que « en retard » ait le même sens pour tout le monde.
3. Joindre la famille, puis les personnes à joindre en cas d’urgence
Lorsqu’un enfant attendu n’est pas arrivé et qu’aucune absence n’a été signalée :
- communiquez avec le parent ou la tutrice ou le tuteur aux numéros inscrits au dossier ;
- si vous ne pouvez pas les joindre, passez en revue les personnes à joindre en cas d’urgence inscrites au dossier de l’enfant (l’art. 70 exige que ces numéros soient à jour et facilement accessibles) ;
- et continuez jusqu’à ce que vous ayez confirmé où se trouve l’enfant. Laisser un seul message vocal ne suffit pas.
Décidez à l’avance de ce qui se passe si personne ne peut être joint avant une heure déterminée. Qui fait remonter la situation ? Est-ce la superviseure ou le superviseur ? À quel moment communiqueriez-vous avec les services d’urgence ou d’autres autorités ? Consignez ces décisions par écrit pour que personne n’ait à improviser.
4. Clarifier les rôles
Désignez qui fait la vérification, qui passe les appels et qui prend le relais si cette personne est comptée dans le ratio d’un groupe ou absente. Une procédure d’arrivée en toute sécurité échoue souvent lorsque « quelqu’un » devait appeler. Désignez un rôle ou une personne pour chaque étape.
5. Boucler la boucle
Un suivi n’est terminé que lorsque l’on a confirmé où se trouve l’enfant. Consignez l’issue. Si l’enfant est arrivé en retard, mettez immédiatement les présences à jour pour que vos décomptes et vos dossiers d’exercices d’incendie restent exacts.
6. Traiter les départs de la même façon
La même politique doit couvrir le cas d’un enfant que personne ne vient chercher comme prévu. Précisez par écrit combien de temps vous attendez, qui vous appelez et dans quel ordre, et ce que vous faites si aucun adulte autorisé ne peut être joint.
Ce qu’il faut consigner
Un registre bref et uniforme fait de l’arrivée en toute sécurité quelque chose que vous pouvez montrer à une inspectrice ou à un inspecteur, et dont vous pouvez tirer des leçons. Pour chaque absence inexpliquée, consignez :
- l’enfant et la date ;
- le moment où l’absence a été remarquée, et par qui ;
- chaque tentative de communication : heure, personne et numéro essayés, et résultat ;
- l’issue (par exemple : absent et déclaré malade, en route, déjà déposé à un autre endroit, ou situation transmise à un niveau supérieur) ;
- et le moment où le suivi a été clos, et par qui.
Passez ces registres en revue de temps à autre. Si les mêmes familles oublient souvent de signaler les absences, un petit rappel sur la façon de les signaler peut épargner à votre personnel bien des appels le matin.
Former, s’exercer, réviser
Aux termes de l’art. 6.1, vos politiques doivent être réellement mises en œuvre. À compter du 1er janvier 2027, le Règl. de l’Ont. 137/15 exigera aussi une formation du personnel sur chaque politique exigée par le règlement (nouvel art. 58 (1.1)). Intégrez l’arrivée en toute sécurité à l’orientation, revoyez-la lorsque des membres du personnel changent de salle, et discutez de quelques scénarios « et si… » lors des réunions du personnel. Assurez-vous que les membres du personnel qui ouvrent le centre tôt et ceux qui assurent le remplacement pendant les pauses connaissent la procédure aussi bien que les responsables de salle.
Comment KiddieTrac peut aider
La fonction Safe Arrival de KiddieTrac compare les enfants attendus aujourd’hui à ceux dont l’arrivée a été enregistrée. Elle alerte le personnel lorsqu’un enfant attendu n’est pas arrivé et peut faire un appel téléphonique automatisé à la famille. Le parent appuie sur 1 si l’enfant est absent, sur 2 s’il est en route, ou sur 3 si l’enfant a déjà été déposé. Les parents peuvent aussi signaler les absences à l’avance au moyen de la messagerie de l’application parents, et l’enregistrement des arrivées par QR assure l’exactitude des heures d’arrivée. Les appels soutiennent votre politique, mais ne la remplacent pas. Votre personnel demeure responsable de confirmer où se trouve chaque enfant.
Sources
- Règl. de l’Ont. 137/15 (Dispositions générales), Loi de 2014 sur la garde d’enfants et la petite enfance, art. 6.1, 45, 50, 70, 72, et art. 58 (1.1) en vigueur le 1er janvier 2027
- Manuel de délivrance des permis des centres de garde d’enfants, partie 7, Programme pour les enfants (7.10 Politique sur l’arrivée et le départ en toute sécurité)
- Règl. de l’Ont. 197/26 (modifications en vigueur le 1er janvier 2027)